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Templates für soziale Elemente von Digitalveranstaltungen

Veranstaltungen – online, offline und hybrid – leben vom Austausch zwischen den Teilnehmenden. Während sich für offline Veranstaltungen im Hochschulkontext soziale Elemente etabliert haben, wie z.B. Apéros, oder Gala-Dinner, ist die Übertragung derselben in den digitalen Raum für viele EventmanagerInnen eine Herausforderung.

Dieses Projekt, das als ausserordentliches Covid-19-Projekt durch ZHAW digital gefördert wurde, analysierte Veranstaltungen mehrerer Organisationseinheiten der ZHAW. Ermittelt wurden die Bedürfnisse der OrganisatorInnen und der Teilnehmenden sowie die Ziele der Veranstaltungen. Daraus abgeleitet wurden Lösungsvorschläge für die Übertragung sozialer Veranstaltungselemente in den digitalen Raum. Diese wurden in Form von Templates in einem PitchDeck zusammengefasst, das erste Erkenntnisse in die Praxis überträgt und gleichzeitig bestehende Lösungen integriert. Die drei wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt sind:

1. DiTransformation von Veranstaltungene Digitalisierung einer Veranstaltung bedeutet keine 1:1-Kopie derselbigen.
Denn manche (sozialen) Elemente einer Veranstaltung lassen sich nur mit einem grossen Ressourcenaufwand oder gar nicht digitalisieren. Das Weglassen dieser Elemente schafft hingegen Raum für neue Lösungen, die den Bedürfnissen der Teilnehmenden einer Digitalveranstaltung besser entsprechen.

2. Um die richtige technische Lösung zu finden, ist es notwendig, die Bedürfnisse der Teilnehmenden und Ziele der Veranstaltung zu kennen.
Dies bedingt eine Analyse der Veranstaltung bezüglich Struktur, Teilnehmende, Ziele und Zeitplan. Erst wenn diese Anforderungen klar sind, können technische Lösungen bestimmt werden.

3. Die Digitalisierung oder Hybridisierung einer Veranstaltung schafft auch neue Möglichkeiten, soziale Elemente zu integrieren.
So können sich z.B. Teilnehmende über entsprechende Tools leichter, teilweise auch automatisch auf Basis ihrer Interessen, vernetzen. Auch können die Inhalte von digitalen oder hybriden Veranstaltungen leichter einem breiteren Publikum zugänglich gemacht werden.

ILeitfragen Digital- und Hybridveranstaltungenm Rahmen des Projekts wurden die OrganisatorInnen von nun digital stattfindenden Veranstaltungen an der ZHAW, sowie teilweise darüber hinaus, interviewt. Im Mittelpunkt stand dabei die Frage, unter welchen Bedingungen und mit welchen Zielen der formelle wie informelle Austausch zwischen den Teilnehmenden, die sogenannten sozialen Elemente, normalerweise stattfinden. Dabei ging es um räumliche, zeitlichen, soziokulturelle wie inhaltliche Faktoren. Anschliessend wurde untersucht, ob sich das jeweilige soziale Element leicht und sinnvoll digitalisieren lässt. Falls dies nicht möglich ist, wurde diskutiert, ob es möglich ist, ein neues digitales Element zu schaffen, dass den Teilnehmenden eine gleichwertige oder sogar bessere soziale Erfahrung bietet. Zusätzlich wurden bestehende technische Lösungen getestet und evaluiert, vor allem im Hinblick auf deren Interaktions-Funktionen.

Mit dem Projekt konnte ein aktueller und relevanter Diskurs zum Thema Digitalveranstaltungen initiiert werden, der auf praktischer wie wissenschaftlicher Ebene weiterverfolgt wird. Das Thema bleibt aktuell, denn es ist zu erwarten, dass mit dem Ende der COVID-19-Einschränkungen die Veranstaltungen zu einem grossen Teil hybrid durchgeführt werden. Die Entscheidung zwischen einer offline- und online Teilnahme dürfte stark davon abhängen, ob die hybriden Formate den Erwartungen und Bedürfnissen von OrganisatorInnen und Teilnehmenden gerecht werden. Erfolgreiche Veranstaltungen im digitalen Raum wirken sich einerseits auf die Nachhaltigkeit aus (weniger Reisen), anderseits erhöhen sie die Reichweite und Bekanntheit der ZHAW, weil die Teilnahme nicht durch geografische und politische Grenzen beschränkt wird.

Bei Fragen, Ideen oder Gedanken zum Projekt freuen sich Prof. Dr. Aleksandra Gnach und Dr. Daniel Hardegger über eine Nachricht.