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Ein harmonischer Klang mit Instrumenten der finanziellen Führung

Instrumente der finanziellen Führung, wie die Deckungsbeitragsrechnung, die Break-even-Analyse oder ein Budget, sind für alle Unternehmen unumgänglich. Häufig fällt es jedoch nicht leicht, die vorhandenen Instrumente auf die besonderen Bedürfnisse von Nonprofit-Organisationen zu adaptieren. Der vorliegende Beitrag zeigt, welche Instrumente der finanziellen Führung ein Profi-Orchester braucht, um nicht nur mit Musikinstrumenten schöne Töne hervorzubringen, sondern einen harmonischen Klang auch mit Instrumenten der finanziellen Führung zu erzeugen.

Professionelle musikalische Klänge sollen die Zuhörer verzaubern. Um das langfristig sicherzustellen, braucht es u. a. eine Trägerorganisation, welche die Ein- und Ausgaben im Griff hat. Der Markt um Subventionen und Unterstützungen im Kulturbereich ist hart umkämpft. Gemäss der einschlägigen Literatur muss ein Kulturbetrieb auf eine Klaviatur von Finanzierungsmöglichkeiten zurückgreifen, wie z. B. Subventionen, Spenden, Sponsorings, eigene Erträge, aber auch klassische Finanzierungen wie z. B. Kreditfinanzierungen. Das Zürcher Kammerorchester (ZKO), welches 1945 durch Edmond de Stoutz gegründet wurde, zählt heute zu den führenden Klangkörpern seiner Art. Veränderungen in der Kulturfinanzierung brachten es mit sich, dass die Leitung des Vereins den Kontakt zur ZHAW gesucht hat, um professionelle Unterstützung beim Aufbau eines modernen Rechnungswesens und Controllings zu erhalten.

Digitalisierung des Kammerorchesters
Das Herz des Planungs- und Budgetierungsprozesses des ZKO ist eine ERP-Software mit dem klingenden Namen 442hz (Anm.: Die Stimmung eines modernen Orchesters, basierend auf dem Kammerton «a», erfolgt meistens auf 443hz). Der Grund für den Einsatz einer ERP-Software war vor allem die Notwendigkeit der allgemeinen Verfügbarkeit entscheidungsrelevanter Daten und Informationen in der Konzertplanung und -abwicklung für alle im Prozess beteiligten Stellen. Bisher waren Daten jeweils nur lokal abgespeichert oder teilweise unvollständig und somit nicht für alle Beteiligten verfügbar.

Die Frage stellt sich, welche Prozesse für ein Profi-Orchester in einer solchen Software abgebildet werden müssen: Die künftigen musikalischen Programme sind zu planen, z. B. müssen Solistinnen und Solisten rechtzeitig für Konzerte eingeladen oder Konzertsäle reserviert werden. Die Sachzielplanung wird mit einer groben Deckungsbeitrags-(DB)Planung abgeschlossen, welche den Startschuss für die Feinplanung bedeutet. Es werden in der Folge Musikerinnen und Musiker des Orchesters disponiert und, je nach Programm, weitere, nicht dem Orchester zugehörige Zuzüger eingeladen. Die Musikerinnen und Musiker werden ganz modern über eine App über Konzerttermine und die notwendigen Probentermine informiert. Der Ausdruck und Versand von Probenplänen entfällt durch die Verwendung der App. Das gesamte Notenmaterial des Orchesters ist in einem Modul «Bibliothek» bereits digital archiviert und ebenfalls über die App für die Musikerinnen und Musiker verfügbar. So lässt sich künftig auch bequem auf die moderne Form der digitalen Notenpulte umstellen. Die anschliessende finanzielle Planung, d. h. die Budgetierung, betrifft den gesamten Konzert- und Orchesterbetrieb wie auch den administrativen Bereich und wird in der erwähnten ERP-Software 442hz abgewickelt. Das notwendige Sponsoring für Konzerte lässt sich über ein weiteres Modul in der Software abbilden.

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Entscheide auf Basis finanzieller Zahlen und künstlerischer Aspekte
Mit der Überarbeitung der Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen wurde die DB-Rechnung geschärft. Dieses Instrument ist eine wesentliche Grundlage für weitere Auswertungsrechnungen (wie z. B. die Break-even-Analyse) und ist damit ein unverzichtbarer Baustein für die Herleitung einer faktenbasierten Entscheidungsgrundlage. Interne Entscheidungen basieren beim ZKO künftig auf einer DB-Rechnung. Erträge und direkte Kosten werden über die einzelnen Stufen den einzelnen Projekten (Konzerten) jeweils zu Plan- und Istwerten zugerechnet. Gemeinkosten für den Konzert- und den Orchesterbetrieb sind in weiterführenden Ebenen der DB-Rechnung dargestellt. Daraus lassen sich auch entsprechende Kennzahlen für die Planung und Steuerung ableiten, d. h. auch klare Verantwortlichkeiten auf einzelnen DB-Stufen.

Die Umstellung sieht vor, die in der Standard-Accounting-Software erfassten Ist-Kosten und -erträge über eine Schnittstelle in die ERP-Software zu übertragen und damit entsprechende Soll-Ist-Vergleiche zu ermöglichen. Die Reports werden einerseits in bestimmten Reportingintervallen (z. B. Quartale, Halbjahr) und andererseits auch als rollierende Konzertabrechnung den Entscheidungsträgern entweder digital oder auch gedruckt zur Verfügung gestellt. Damit sind die Informationen zur Steuerung jederzeit bei den verantwortlichen Stellen verfügbar. Entscheidungen können dadurch ganzheitlich auf Basis der finanziellen Zahlen und unter Berücksichtigung künstlerischer Aspekte getroffen werden.

Das vorliegende Beispiel des Zürcher Kammerorchesters (ZKO) zeigt, dass ohne professionellen finanziellen Hintergrund eine Konzertplanung und -abwicklung nicht mehr möglich ist. Ein harmonischer Gesamtklang entsteht auch in einem Orchester nur, wenn die künstlerische und die finanzielle Seite im Einklang stehen.

Auskunft: Katina Rank, Fachstelle Corporate Reporting / Accounting